Pourquoi la souplesse a-t-elle été la clé de la productivité à VersaCold durant la pandémie?
Le directeur des systèmes de gestion de la qualité de VersaCold, Moses Akingbade, a récemment participé à l’American Supply Chain Summit où il a expliqué comment VersaCold a réussi à assurer la continuité des activités tout au long de la pandémie de COVID-19 sans perdre un seul jour de productivité jusqu’à ce jour.
En tant que fournisseur de services logistiques pour l’entreposage et le transport de produits alimentaires en Amérique du Nord, VersaCold a dû mettre en œuvre des changements rapides afin d’assurer la sécurité et la fiabilité de son réseau durant la pandémie. Compte tenu des exigences qui changent de jour en jour, Moses affirme que la clé pour planifier un avenir incertain est d’adopter une approche collaborative en intégrant de la souplesse dans votre plan d’intervention. VersaCold a appliqué cette philosophie sous la forme d’un plan en six étapes pour assurer la continuité des activités.
Six étapes pour assurer la continuité des activités
1. Créer des équipes de gestion de crise
VersaCold a immédiatement formé une équipe de direction de crise composée de dirigeants et de leaders fonctionnels de tout le pays. Cette équipe s’est réunie (virtuellement) chaque jour pendant les quatre premiers mois de la pandémie afin d’aborder les nouveaux développements dans une perspective de haut niveau. Pour les événements à caractère urgent et propres à un site donné, comme une éclosion ou un cas de transmission de COVID, VersaCold a également créé une équipe réduite de commandement des incidents. Cette équipe est toujours en activité et se compose de Moses lui-même, en tant que directeur des systèmes de gestion de la qualité, et de Sheldon Callender, directeur principal des ressources humaines et du personnel désigné sur le site de l’incident en question. Cette structure d’« équipe itinérante » a permis aux bonnes personnes de prendre les décisions appropriées le plus rapidement possible en cas d’incident.
2. Avoir un plan de communication externe et interne
Compte tenu de l’évolution rapide des directives et des mesures de protection, Moses a déclaré qu’il était essentiel pour VersaCold de concevoir un plan clair sur la manière dont les renseignements seraient communiqués à l’interne (dans l’entreprise) et à l’externe (aux clients et au public). Le fait de suivre un plan de communication standardisé a permis d’assurer la transparence dans toute l’entreprise et de garantir à toutes les parties qu’elles seraient informées et tenues à jour si nécessaire.
3. Avoir un plan d’urgence pour le transport de produits
Pour une entreprise qui coordonne et assure l’entreposage de produits alimentaires dans tout le Canada, si un emplacement devait cesser de fonctionner, cela pourrait nuire à l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Il était donc vital de créer un plan d’urgence pour garantir que les activités puissent se poursuivre sans interruption si l’un de nos entrepôts devait fermer. Heureusement, aucune interruption de ce type n’est survenue jusqu’à présent.
4. Mettre en œuvre le travail à distance
VersaCold a permis aux employés qui ne sont pas des travailleurs de première ligne de travailler de leur domicile. Cela a réduit considérablement le nombre de personnes qui se croisent dans les installations de VersaCold et le nombre de possibilités de transmission de la maladie.
5. Gérer les fournisseurs et les parties externes clés
VersaCold a évalué toutes les relations externes et mis en place de nouvelles exigences pour que les fournisseurs et les parties externes puissent accéder aux installations de VersaCold en personne. Les interactions ont été déplacées vers une base située à distance dans la mesure du possible. Il a également fallu élaborer un plan d’urgence pour la continuité des activités au cas où les principaux fournisseurs ou partenaires de VersaCold devaient interrompre leurs activités ou seraient contraints de fermer.
6. Former les employés sur leurs rôles et leurs responsabilités
Il est toujours important de former les employés et de les tenir au courant de leurs rôles et de leurs responsabilités en matière de santé et de sécurité, mais cela a été particulièrement important tout au long de la pandémie lorsque de nouvelles mesures et des changements dans les tâches opérationnelles ont été mis en œuvre rapidement. Cette étape continue du plan a permis de s’assurer que chaque employé de VersaCold est formé et tenu au courant de ses rôles et responsabilités, et qu’aucune tâche n’a été délaissée ou oubliée pendant la pandémie.
Leçons tirées
La pandémie est loin d’être terminée et, alors que les équipes de direction continuent à s’adapter et à planifier la continuité des activités, voici quatre éléments clés du plan en six étapes de VersaCold que chaque entreprise devrait envisager tout au long de la prochaine vague de la pandémie et à l’avenir.
- Rationaliser le processus de prises de décisions : Moses estime que l’habileté de l’équipe de commandement des incidents a été cruciale pour prendre des mesures rapides dans un environnement de crise en constante évolution. En raison de la taille réduite de l’équipe, ses membres ont pu prendre des décisions et les mettre à exécution. Les questions qui ont un impact sur les opérations ou la direction stratégique seront transmises à l’équipe de direction élargie.
- Rester souple en cas de crise : Face aux perturbations, Moses affirme ce qui suit : « De nombreux dirigeants veulent planifier une réponse à tous les scénarios possibles ». Mais dans une situation comme celle de la COVID, les changements se produisent souvent à l’intérieur d’une heure; il est donc pratiquement impossible de planifier avec certitude. Moses suggère plutôt de créer un plan plus vaste, axé sur une prise de décision rapide et une communication forte, afin d’inspirer confiance aux clients et aux employés.
- Protéger ses arrières : VersaCold exerce ses activités dans tout le pays, et chaque région a des règles différentes en matière de protocoles de sécurité, de tests et de retour au travail. Pour assurer la continuité des activités entre les régions, Moses a constaté qu’il était plus efficace de déterminer la ou les régions ayant les exigences les plus strictes et de les appliquer tout au long de l’opération.
- Ce n’est pas encore terminé : L’équipe de commandement des incidents de VersaCold continue de déployer des efforts. Les employés de VersaCold sont continuellement tenus à jour et se voient rappeler leurs rôles et responsabilités afin de s’assurer que les normes les plus élevées sont respectées pour garantir la santé et la sécurité de toute l’équipe et de la communauté dans son ensemble.
Le plan en six étapes de VersaCold a contribué à créer des solutions interfonctionnelles qui ont permis d’assurer la continuité des activités tout au long de la pandémie. VersaCold n’a pas perdu un seul jour ouvrable de productivité en raison de la COVID-19 à ce jour. Moses déclare : « Tout cela grâce à la collaboration des employés de VersaCold dans tout le pays, à l’approbation du plan par la direction, à son adoption et à sa mise en œuvre rapides dans toute l’entreprise ».
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